成功率が激的に変わるメールテク
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メールだけが差がつくポイント
まずは読みやすいメール
メールを作成する際に一番気をつけなければいけないのは、相手にとって読みやすいメールであるかどうか、です。
読みやすいメールとは誤字脱字などがないことが条件になります。
メールを作成し終わったら、その場で送ってしまうのではなく、一回読み返すようにしましょう。
じっくりと考えながら作ったメールではあまりないものですが、ふとしたメールだったり仲のいい人へのメールほど誤字脱字だったり漢字の誤変換が多いものです。
また、最近は予測変換機能により、余分な文字や文章が途中に入ってしまうことも多いようです。
ちょっとしたミスではありますが、相手には読み辛くなってしまいます。
いい印象を与えるために誤字脱字、誤変換を無くすことは外せません。
更に気をつけたいのが文章の長さ。一文が長くなりすぎると読み辛くなってしまいます。
一文一文が長くなりすぎないようにすること、テンポのいい文章にすることで読みやすくなります。
また、長さのほかに句読点の入れ方で文章の読みやすさが変わります。
たまに、さして長くない文章に読点を５つも６つも入れている文章を見かけます。
読点はその名のとおり、読むための点。読むときの区切りとなる点です。
あまり読点を入れすぎてしまうと、読み手は無意識に読点のところで区切りを入れてしまうため、ブツ切れの読み辛い文章になってしまいます。
実際に、読点が多い、文章を読むと、そう思われるのでは、ないでしょうか？
また、文章の長いメールにおいては改行を入れることで読みやすくなります。
画面いっぱいに文字が埋まっているとウンザリしますよね。
数行ごと、文章の切れ目で改行を入れるようにすると長い文章でも分かりやすく読みやすくすることができます。
絵文字を入れる
文章の内容に合わせて絵文字を入れるようにすると感情が伝わりやすく、読みやすい文章にできます。
ただ、文字だけですとなかなか感情が伝わり辛くなってしまい、絵文字や顔文字がないと冷たい印象を受けられてしまったり、怒っていると思われてしまったりすることもあるようです。
特に女性に送るメールでは、絵文字入りの方が好まれるようです。
ただ、絵文字を入れるといってもとにかくたくさん入れればいいというわけではありません。
絵文字が多くなりすぎてしまうと、今度は逆に読み辛いメールになってしまいます。
乱用は避けて、一つのメールに多くても５、６個程度を心がけるようにしましょう。
相手を思いやる文面
メールが読みやすくなったら今度はコミュニケーションツールとしてのメールを意識しましょう。
ただの文章ではなく相手とコミュニケーションを取ることが目的のものです。
その為、当然ではありますが自分のことだけを書くような内容はいけません。
あなたが思ったことや感想だけ相手に送りつけてもどう返せばいいか、相手を困惑させてしまいます。
どう返せばいいか分からないようなメールをあなたも受け取ったことはあるのではないでしょうか？
メールの文面は相手のことを考えて送るようにしましょう。
送る相手が最近忙しいようだったら、忙しさについて気を遣った一文を入れてみる、それだけで大分メールを受ける側の印象も変わるのです。
相手が今どういう立場なのか、どういう状況なのかなどを想像しつつ、相手を思いやる内容を入れるようにしましょう。
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